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Sia che utilizziate VivaCloud come sistema editoriale, per la progettazione basata su moduli, per l’analisi di asset o documenti o semplicemente per la gestione dei file. Sia che abbiate un solo utente o migliaia di utenti e organizzazioni: Con le sue ampie funzionalità di gestione dei dati, degli utenti e dei ruoli, VivaCloud è in grado di gestire quasi tutte le attività.
Applicazione browser basata sul web
VivaCloud è un’applicazione per browser basata interamente su HTML e non richiede estensioni come Flash o Java. Funziona su tutti i browser moderni e su tutti i sistemi operativi su desktop e tablet.
Tecnologie di stoccaggio
Tutti i file (immagini, documenti, ecc.) in VivaCloud sono archiviati su un cloud storage compatibile con S3 (Simple Storage Service).
Posizione di stoccaggio
Per impostazione predefinita, i dati e i file di VivaCloud sono archiviati nei nostri centri dati tedeschi ed europei ad alta sicurezza, in conformità alle norme tedesche sulla protezione dei dati (DSGVO). Opzionalmente, i file possono essere archiviati anche in tutti i data center Amazon del mondo.
Su richiesta, i file possono essere archiviati nel VOSTRO centro dati se è possibile fornire un servizio compatibile con S3. La gestione dei dati e dei file è inalterata.
Tipi di utenti
Gli utenti nominati sono utenti che fanno parte di VivaCloud, indipendentemente dal loro ruolo e dalla loro funzione.
Gli utenti anonimi non sono membri di VivaCloud e possono utilizzare le funzioni di VivaCloud solo attraverso URL/link condivisi. Questa opzione è utile quando si vuole che gli utenti modifichino o creino dati in VivaCloud senza passare attraverso un processo di registrazione.
Esempio: Immaginiamo che un partito voglia dare a tutti i suoi membri la possibilità di creare i propri manifesti o biglietti da visita con un modulo su un sito web. La maggior parte dei soci vorrebbe utilizzare questo servizio, ma non vuole registrarsi su una nuova piattaforma per farlo.
Accesso dell’utente
A seconda della configurazione del sistema, un utente può diventare membro di VivaCloud esclusivamente tramite inviti (default) o autoregistrazione. Opzionalmente, gli utenti possono invitare altri utenti senza diritti di amministratore, ma solo allo stesso ruolo utente e alla stessa home directory.
Gli utenti che possono registrarsi da soli devono essere confermati da un responsabile di gruppo e assegnati a un ruolo per impostazione predefinita. In alternativa, è possibile filtrare gli utenti in base a criteri specifici. Ad esempio, solo gli utenti che forniscono un indirizzo e-mail aziendale possono registrarsi. Questi vengono assegnati automaticamente a un ruolo e confermati.
Opzionalmente, è possibile invitare automaticamente molti utenti importando un elenco. L’utente può accedere sia al sito web viva.cloud sia direttamente al vostro sito web. Per farlo, è sufficiente aggiungere una riga nel codice HTML. Agli utenti anonimi può essere chiesto di inserire il proprio nome e una password per l’identificazione quando accedono al sito web.
Ruoli
VivaCloud dispone di una gestione dei diritti basata sui ruoli. Gli utenti sono assegnati a un ruolo. Questo ruolo contiene tutte le informazioni sui diritti funzionali e sugli accessi ai file e alle cartelle di un utente all’interno di VivaCloud. Opzionalmente, è possibile definire quali diritti sono disponibili per lui quando modifica i documenti di VivaDesigner.
VivaCloud è multi-tenant, il che significa che è possibile gestire i dati di più organizzazioni (aziende, associazioni, scuole, ecc.) all’interno di VivaCloud.
A questo scopo, VivaCloud offre l’opzione “Gruppo” e “Directory principale”:
Gruppo: un cliente corrisponde solitamente a un gruppo. L’opzione “Gruppo” (predefinita) crea un gruppo separato per ogni organizzazione. I gruppi sono fisicamente separati l’uno dall’altro, come due dischi rigidi diversi.
Directory principale: con l’opzione “Directory principale”, tutte le organizzazioni si trovano in un unico gruppo, come su un disco rigido con diverse cartelle. A questo scopo, viene creata una cartella separata per ogni organizzazione e sotto-organizzazione, che a sua volta può avere un numero qualsiasi di sottocartelle. A ogni utente viene assegnata una cartella che corrisponde alla sua “Directory principale”. L’utente ha accesso solo a questa “Directory principale” e alle sue sottocartelle. Con questa tecnica è possibile gestire migliaia di organizzazioni e utenti all’interno di un gruppo. Ogni organizzazione vede solo i propri dati, ma può accedere a cartelle comuni disponibili per tutte le organizzazioni e gli utenti (ad esempio, modelli, documentazione, immagini, font, ecc.).
Un utente può essere membro di diversi gruppi (mandati) allo stesso tempo e avere ruoli diversi. Inoltre, può passare da un gruppo all’altro (mandati) semplicemente premendo un pulsante, senza dover effettuare nuovamente il login.
File
In VivaCloud è possibile archiviare qualsiasi file, come layout e documenti d’ufficio, immagini e grafici, font, presentazioni, PDF, calcoli, video, file ZIP o persino programmi, ovvero tutti i tipi di file che si possono archiviare anche sul computer.
Cartella
La struttura a cartelle consente di gestire i file proprio come sul PC, con la differenza che è possibile specificare chi può vedere quali dati attraverso un semplice sistema di diritti. Gli utenti che possono vedere questi dati sono ben lontani dall’avere il diritto di scaricarli, copiarli o cancellarli. Questo vale anche per le cartelle.
Aree private
Indipendentemente dal sistema di diritti e dai dati dell’azienda, VivaCloud dispone anche di una sezione privata opzionale in cui è possibile archiviare i dati proprio come nella home directory del computer.
Condivisione di file
Un URL (link) consente di condividere i file con utenti esterni che non sono membri di VivaCloud. È possibile creare link di download per singoli file o intere cartelle, ad esempio per condividere immagini con altri. È inoltre possibile creare link di upload per dare ai clienti o ai fornitori la possibilità di inviare grandi quantità di dati. Tutti i collegamenti possono essere limitati nel tempo e protetti con una password. Questo offre una serie di flussi di lavoro per gli utenti esterni che vogliono evitare di accedere a VivaCloud.
Modifica dei layout
Create o modificate i documenti di layout creati con i programmi VivaDesigner o InDesign direttamente nel browser.
Utilizzate tutte le funzioni di un programma di impaginazione professionale o limitate l’editing tramite ruoli utente, in modo che anche i non professionisti possano ottenere risultati perfetti. Utilizzate VivaCloud per i flussi di lavoro di correzione delle bozze o come sistema editoriale per riviste, giornali, giornali parrocchiali o scolastici. Lavorate con più utenti in un team e combinate più documenti in un unico problema con l’opzione “Collezione”.
Consultare le nostre istruzioni per la creazione di modelli.
Lavoro online e/o offline
Modificate i documenti di layout da VivaCloud online nel browser o in alternativa offline con VivaDesigner Desktop Edition. Specificare se i documenti VivaCloud possono essere aperti e salvati localmente o solo in VivaCloud. I diritti di modifica del rispettivo ruolo utente si applicano anche ai documenti modificati offline con Desktop Edition.
Creare moduli Web-to-print
Create moduli web-to-print perfetti direttamente da VivaDesigner o InDesign per la modifica nel browser in pochi minuti, senza programmi o plug-in aggiuntivi. In alternativa, è possibile utilizzare il programma Database Publishing per creare layout complessi e altamente dinamici.
Utenti esterni
Analogamente al Condivisione di file, è possibile rendere disponibili per la modifica i documenti di layout a utenti esterni e anonimi tramite un “link al layout” (URL) e i moduli tramite un “link al modulo”. Esempio: Un partito vorrebbe dare a tutti i suoi membri la possibilità di creare i propri manifesti o biglietti da visita per l’evento. La maggior parte dei soci vorrebbe utilizzare questo servizio, ma non vuole registrarsi su una nuova piattaforma.
Multilingue
L’interfaccia utente di VivaCloud è disponibile in più lingue, che possono essere cambiate con la semplice pressione di un tasto. Se necessario, è possibile aggiungere altre lingue. La lingua dell’utente viene selezionata automaticamente in base alla lingua del browser o alle impostazioni linguistiche dell’utente dopo il login.
Schermata di progettazione/avvio
Il design di VivaCloud può essere facoltativamente personalizzato con una schermata iniziale e un URL (viva.cloud/nome). Inoltre, è possibile inserire il proprio logo nella barra del titolo.
Visualizzazioni
Scegliete tra diverse viste e sfondi per visualizzare i file in modalità elenco o anteprima. Definire sfondi individuali per il download e il link di caricamento.
Compiti
È possibile assegnare compiti a uno o più utenti, di natura generale o legati a un documento. I compiti possono avere una priorità e una data di consegna. Con l’aiuto di e-mail inviate automaticamente, gli utenti vengono avvisati di completare il compito prima della scadenza della data di consegna.
Stato
È possibile definire qualsiasi stato e specificare esattamente quale ruolo può impostare o revocare quale stato per un file o una cartella. In questo modo è possibile garantire che un utente che ha impostato lo stato “Fatto” o “Pronto per la stampa” non possa riprenderlo indiscriminatamente perché, ad esempio, ad esso sono collegate azioni decisive.
Eventi e azioni
Con l’aiuto degli eventi è possibile attivare azioni individuali. Ad esempio, un evento può rappresentare un cambiamento di stato o il caricamento di un file. Un’azione successiva può rappresentare, ad esempio, un messaggio a un utente e/o lo spostamento di file in un’altra cartella.
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