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Egal, ob Sie VivaCloud als Redaktionssystem, zur formularbasierten Gestaltung, zur Asset- oder Dokumentenanalyse oder nur zur Dateiverwaltung nutzen. Egal, ob Sie einen oder tausende Benutzer und Organisationen haben: Mit den umfangreichen Funktionen zur Daten-, Benutzer- und Rollenverwaltung können Sie mit der VivaCloud nahezu jede Aufgabe bewältigen.
Web-basierte Browseranwendung
Die VivaCloud ist eine Browseranwendung, die vollständig auf HTML basiert und keinerlei Erweiterungen wie Flash oder Java benötigt. Sie läuft auf allen modernen Browsern unter allen Betriebssystemen auf Desktop-Rechnern und Tablets.
Storage Technologien
Alle Dateien (Bilder, Dokumente, etc.) der VivaCloud werden auf einen S3 (Simple Storage Service) kompatiblen Cloud-Speicher gespeichert.
Storage location
Standardmäßig werden die Daten und Dateien der VivaCloud in unseren deutschen und europäischen Hochsicherheits-Rechenzentren nach deutschen Datenschutzregeln (DSGVO) gespeichert. Optional können die Dateien in auch allen weltweiten Amazon-Rechenzentren gespeichert werden.
Auf Anfrage können die Dateien in IHREM Rechenzentrum gespeichert werden, wenn ein S3-kompatibler Dienst zur Verfügung gestellt werden kann. Die Verwaltung der Daten und Dateien ist davon unberührt.
Benutzerarten
Namentliche Benutzer sind Anwender, die Mitglied in der VivaCloud sind, ganz gleiche welche Rolle und Funktion Sie dort einnehmen.
Anonyme Benutzer sind nicht Mitglied in der VivaCloud und können die Funktionen der VivaCloud nur über freigegebene URLs/Links nutzen. Diese Option ist sinnvoll, wenn Benutzer Daten in der VivaCloud bearbeiten oder erstellen sollen, ohne dafür einen Registrierungsprozess vorzunehmen.
Beispiel: Stellen Sie sich vor, eine Partei möchte allen Parteimitgliedern die Möglichkeit geben, auf einer Webseite eigene Plakate oder Visitenkarten mit einem Formular zu erstellen. Die meisten Mitglieder würden diesen Service gerne verwenden, möchten sich dazu aber nicht auf einer neuen Plattform registrieren.
Benutzerzugang
Je nach Systemkonfiguration kann ein Benutzer entweder ausschließlich über Einladungen (Standard) oder eine Selbstregistration Mitglied in der VivaCloud werden. Optional können Anwender auch ohne Aministratorrechte weitere Anwender einladen, allerdings nur zur selben Benutzerrolle und dem selben Home-Verzeichnis.
Anwender die sich selbst registrieren können, müssen standardmäßig von einem Gruppenmanager bestätigt und einer Rolle zugewiesen werden. Alternativ können Sie Anwender nach bestimmten Kriterien filtern. So können sich beispielsweise nur Anwender anmelden, die eine Mailadresse der Firma angeben. Diese werden dann automatisch einer Rolle zugewiesen und bestätigt.
Optional können Sie viele Benutzer auch über den Import einer Liste automatisch einladen. Der Anwender kann sich sowohl auf der Webseite viva.cloud als auch direkt auf Ihrer Webseite anmelden. Dazu müssen Sie nur eine Zeile in Ihrem HTML-Code einfügen. Anonyme Anwender können optional aufgefordert werden, beim Aufruf der Webseite Ihren Namen und ein Passwort zur Identifikation einzugeben.
Rollen
Die VivaCloud besitzt ein rollenbasiertes Rechtemanagement. Dabei werden Benutzer einer Rolle zugewiesen. Diese Rolle beinhaltet alle Informationen darüber, welche funktionalen Rechte und Zugriffe auf Dateien und Ordner ein Anwender innerhalb der VivaCloud besitzt. Optional kann definiert werden, welche Rechte ihm bei der Bearbeitung von VivaDesigner-Dokumenten zur Verfügung stehen.
Die VivaCloud ist mandatenfähig, das heißt, Sie können die Daten mehrerer Organisationen (Unternehmen, Vereine, Schulen, etc.) innerhalb der VivaCloud verwalten.
Dazu stellt die VivaCloud die Option „Gruppe“ und „Home-Verzeichnis“ zur Verfügung:
Gruppe: Ein Mandant entspricht in der Regel einer Gruppe. „Home-Verzeichnis“ befinden sich alle Unternehmen in einer Gruppe, wie auf einer Fest Die Gruppen sind physikalisch voneinander getrennt, wie zwei unterschiedliche Festplatten.
Home-Verzeichnis: Bei der der Option „Home-Verzeichnis“ befinden sich alle Unternehmen in einer Gruppe, wie auf einer Festplatte mit verschiedenen Ordnern. Hierzu wird für jede Organisationen und jedes Unterorganisation ein eigener Ordner erstellt, der wiederum beliebig viele Unterordner besitzen kann. Jeder Benutzer wird einem Ordner zugewiesen, der seinem „Home-Verzeichnis“ entspricht. Der Benutzer besitzt nur Zugriff auf dieses „Home-Verzeichnis“ und dessen Unterordner. Mit dieser Technik lassen sich innerhalb einer Gruppe tausende Organisationen und Benutzer verwalten. Jede Organisation sieht nur die eigenen Daten, kann aber auf allgemeine Ordner zugreifen, die für alle Organisationen und Benutzer verfügbar sind (z.B. Vorlagen, Dokumentationen, Bilder, Schriften, etc,).
Ein Benutzer kann gleichzeitig Mitglied bei unterschiedlichen Gruppen (Mandaten) sein und dort jeweils andere Rollen besitzen. Darüber hinaus kann er auf Knopfdruck ohne erneute Anmeldung zwischen verschiedenen Gruppen (Mandaten) wechseln.
Dateien
In der VivaCloud speichern Sie beliebige Dateien, wie Layout- und Office-Dokumente, Bilder und Grafiken, Schriften, Präsentationen, PDFs, Kalkulationen, Videos, ZIP-Dateien oder auch Programme, also alle Arten von Dateien, die Sie auch auf Ihrem Rechner speichern können.
Ordner
Mit der Ordnerstruktur verwalten Sie Dateien wie auf Ihrem PC, nur mit dem Unterschied, dass Sie über ein einfaches Rechtesystem genau angeben können, wer welche Daten sehen kann. Anwender, die diese Daten sehen können, haben zu dem noch lange nicht das Recht, dieser herunterzuladen, zu kopieren oder zu löschen. Das gilt auch für Ordner.
Private Bereiche
Unabhängig vom Rechtesystem und den Daten ihres Unternehmens, haben Sie in der VivaCloud optional auch einen privaten Bereich, in dem Sie wie auf dem Benutzerverzeichnis ihres Computers Daten speichern können, die nur Sie verwalten.
File sharing
Mithilfe einer URL (Link) können Sie Dateien mit externen Anwendern teilen, die kein Mitglied in der VivaCloud sind. Sie können Download-Links von einzelnen Dateien oder ganzen Ordnern erstellen, um beispielsweise Bilder mit anderen zu teilen. Sie können auch Upload-Links erstellen, um Ihren Kunden oder Lieferanten, die Möglichkeit zu geben, Ihnen große Datenmengen zu senden. Alle Links können optional zeitlich begrenzt und mit einem Passwort geschützt werden. Damit sind einer Reihe von Workflows für externe Anwender möglich, denen Sie eine Anmeldung in der VivaCloud ersparen möchten.
Bearbeite Layouts
Erstellen oder bearbeiten Sie Layout-Dokumente, die mit den Programmen VivaDesigner oder InDesign erstellt wurden, direkt im Browser.
Nutzen Sie alle Funktionen eines professionellen Layoutprogramms oder schränken Sie die Bearbeitung über Benutzerrollen ein, so dass auch Laien perfekte Ergebnisse erzielen können. Nutzen Sie die VivaCloud für Korrektur-Workflows oder als Redaktionssystem für Magazine, Zeitschriften, Kirchenzeitungen oder Schülerzeitungen. Arbeiten Sie mit mehreren Benutzern in einem Team und fassen Sie mehrere Dokumente mit der Option „Sammlung“ zu einem Heft zusammen.
Beachten Sie unsere Anleitung zur Erstellung von Vorlagen.
Arbeite online und/oder offline
Bearbeiten Sie Layout-Dokumente aus der VivaCloud online im Browser oder alternativ offline mit der VivaDesigner Desktop Edition. Legen Sie fest, ob VivaCloud-Dokumente lokal oder nur in der VivaCloud geöffnet und gespeichert werden dürfen. Die Bearbeitungsrechte der jeweiligen Benutzerrolle gelten auch für Dokumente, die offline mit der Desktop Edition bearbeitet werden.
Erstelle Web-to-Print Formulare
Erstellen Sie ohne eine Zusatzprogramm oder PlugIn in wenigen Minuten perfekte Web-to-Print Formulare direkt aus VivaDesigner oder InDesign für die Bearbeitung im Browser. Verwenden Sie alternativ das Programm „Database Publishing“, um komplexe und hochdynamische Layouts zu erstellen.
Externe Benutzer
Analog zum FileSharing können Sie Layout-Dokumente über einen „Layout-Link“ (URL) und Formulare über einen „Formular-Link“ externen, anonymen Benutzern zur Bearbeitung zur Verfügung stellen. Beispiel: Eine Partei möchte allen Parteimitgliedern die Möglichkeit geben, eigene Veranstaltungsplakate oder Visitenkarten zu erstellen. Die meisten Mitglieder würden diesen Service gerne nutzen, möchten sich dafür aber nicht auf einer neuen Plattform registrieren.
Mehrsprachigkeit
Die Benutzeroberfläche der VivaCloud ist in mehreren Sprachen verfügbar, die auf Knopfdruck umgeschaltet werden kann. Bei Bedarf können weitere Sprachen hinzugefügt werden. Die Benutzersprache wird automatisch aufgrund der Browsersprache bzw. den Spracheinstellungen des Anwenders nach der Anmeldung ausgewählt.
Design/Startbildschirm
Das Design der VivaCloud lässt sich optional mit einem individuellen Startbildschirm und einer eigenen URL (viva.cloud/ihr-name) individualisieren. Darüber hinaus können Sie ihr Logo in der Titelleiste platzieren.
Ansichten
Wählen Sie zwischen verschiedenen Ansichten und Hintergründe zur Darstellung von Dateien im Listen- oder Vorschaumodus. Definieren Sie individuelle Hintergründe für Download- und Upload-Links.
Aufgaben
Sie können einzelnen oder mehreren Benutzern Aufgaben zuweisen, die entweder allgemeiner Natur oder an ein Dokument gebunden sind. Aufgaben können eine Priorität und ein Lieferdatum besitzen. Mithilfe automatisch versendeter Mails, werden die Benutzer vor Ablauf des Lieferdatums an die Erfüllung der Aufgabe erinnert.
Status
Sie können beliebige Stati definieren und genau festlegen, welche Rolle welchen Status für eine Datei oder einen Ordner setzen oder wieder zurücknehmen kann. Damit können Sie sicher stellen, dass ein Anwender der den Status „Erledigt“ oder „Druckreif“ nicht wahllos wieder zurücknehmen kann, weil sich daran beispielsweise entscheidende Aktionen anknüpfen.
Ereignisse und Aktionen
Mit der Mithilfe von Ereignissen können Sie individuelle Aktionen auslösen. Ein Ereignis kann beispielsweise das Ändern eines Status oder ein Datei-Upload darstellen. Eine darauf folgende Aktion kann beispielsweise eine Nachricht an einen Benutzer und/oder das Verschieben von Dateien in einen anderen Ordner darstellen.
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